Wwft

De overheid heeft beleid dat is gericht op het voorkomen van witwassen van crimineel geld en het financieren van terrorisme. Hieronder vallen ook alle vormen van fraude (zoals faillissementsfraude en fiscale fraude) en steekpenningen (corruptie). Daarom zijn bijna alle dienstverleners, dus ook wij als advocaten en notarissen, wettelijk verplicht om bij bepaalde dienstverlening:

‘cliëntenonderzoek’ te doen;
cliënten te ‘monitoren’;
onderzoek te doen naar de herkomst van de middelen (bijvoorbeeld geld) die worden gebruikt; en
‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij een landelijk meldpunt van de overheid.

Deze verplichtingen staan in de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).
Deze wet is gebaseerd op een Europese richtlijn waardoor overal in de Europese Unie ongeveer dezelfde regels gelden.

Welke dienstverlening valt onder de Wwft?

Het kan voorkomen dat een cliënt bij ons wordt geïntroduceerd door een andere dienstverlener die al een cliëntenonderzoek heeft gedaan. Op grond van de Wwft mogen wij de resultaten van dat cliëntenonderzoek alleen overnemen als dat cliëntenonderzoek is gedaan door een:

advocaat of notaris in de EU;
accountant of belastingadviseur in de EU;
Nederlands trustkantoor;
gereguleerde financiële instelling in de EU (uitgezonderd een geldtransactiekantoor (wisselinstelling)).

Een dergelijke verwijzende dienstverlener moet aan ons bevestigen dat het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft is gedaan. Daarnaast moet die dienstverlener alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens over de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele UBO aan ons verstrekken. Op grond van de privacywetgeving heeft de verwijzende dienstverlener hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

Als wij alle gegevens hebben ontvangen controleren wij of het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft en ons kantoorbeleid is gedaan. Als dit niet het geval is zijn wij verplicht om zelf aanvullende maatregelen te nemen.

Wat houdt een cliëntenonderzoek in?

Screening is onderdeel van de selectieprocedure. We zoeken op internet, in het centraal curatele- en bewindregister (CCBR) en voor indiensttreding is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Dit is noodzakelijk omdat we als advocaten- en notariskantoor gevoelige en vertrouwelijke informatie verwerken. Daarnaast is screening van personeel een verplichting op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Op verzoek informeren wij je na afloop van de screening over de uitkomsten daarvan.

Zie voor meer informatie: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-uitkering/screening

Wat is een UBO (of een pseudo-UBO)?

Wat is het UBO-register en wat houdt de ‘terugmeldplicht’ in?

Bij ons Wwft-cliëntenonderzoek zijn wij verplicht het UBO-register te raadplegen, vast te stellen of de UBO’s van de cliënt daarin zijn opgenomen en als dat zo is een uittreksel van de inschrijving in het UBO-register op te slaan.

Als de UBO’s in het UBO-register zijn geregistreerd zien wij de volgende informatie over die UBO’s: wie als UBO’s staan geregistreerd en per UBO de volledige naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die wij zelf hebben, dan zijn wij verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit is onze ‘terugmeldplicht’ bij Wwft-dienstverlening. Onze geheimhoudingsplicht wordt doorbroken door deze terugmeldplicht. Als er nog geen UBO-informatie is geregistreerd geldt onze terugmeldplicht niet.

Sinds 1 november 2022 is er ook een trust-register: een UBO-register voor trusts en soortgelijke constructies (in elk geval het fonds voor gemene rekening). Het trust-register staat los van het UBO-register dat hierboven en hieronder is toegelicht (het UBO-register voor vennootschappen en juridische entiteiten). Kijk voor meer informatie over het trust-register op deze website van de Rijksoverheid

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een register waarin vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) moeten registreren. De deadline daarvoor is op 27 maart 2022 afgelopen. Als de geregistreerde UBO’s wijzigen, dan moeten rechtspersonen en vennootschappen dat binnen een week bijwerken in het UBO-register. Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Sinds 22 november 2022 is het UBO-register niet meer openbaar. Dit is besloten naar aanleiding van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie (lees meer).

Wat is het doel van het UBO-register?

Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van crimineel geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en het financieren van terrorisme. De gedachte is dat het tegengaan hiervan makkelijker wordt als duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende(n) van een onderneming is/zijn.

Wie is UBO voor het UBO-register?

De definitie van ‘UBO’ voor het UBO-register is hetzelfde als voor ons Wwft-UBO-onderzoek (zie ‘Wat is een UBO (of pseudo-UBO)?’.

Wie is verantwoordelijk voor de inschrijving in het UBO-register?

De registratieplichtige rechtspersoon of vennootschap is zelf verantwoordelijk voor een juiste en tijdige opgave van alle UBO’s. De UBO’s hebben wel een wettelijke meewerkplicht.

Van welke organisaties moeten de UBO’s worden ingeschreven?

Vrijwel alle rechtspersonen en vennootschappen in Nederland vallen onder de reikwijdte van het UBO-register. De registratieplicht voor het UBO-register geldt voor:

BV;
NV (niet-beursgenoteerd);
stichting (inclusief STAK en ANBI);
vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met een onderneming (vereniging van eigenaars (VVE) zijn uitgezonderd);
personenvennootschap (maatschap, vennootschap onder firma (VOF), commanditaire vennootschap (CV));
onderlinge waarborgmaatschappij;
coöperatie;
Europese NV, Europese CV, Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben;
rederij; en
kerkgenootschap.

Uitgezonderd van de registratieplicht in het UBO-register zijn:

in Nederland ingeschreven beursgenoteerde naamloze vennootschap en in Nederland ingeschreven directe of indirecte 100% dochtervennootschappen van beursgenoteerde vennootschappen (het 100%-belang kan ook indirect worden gehouden);
eenmanszaak;
vereniging van eigenaren (VVE);
vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid en zonder onderneming;
publiekrechtelijke rechtspersonen; en
overige privaatrechtelijke rechtspersonen (hofjes, gilden, fundaties, boermarkten).

Ook buitenlandse juridische entiteiten hebben in Nederland geen registratieplicht, maar die vallen mogelijk onder de registratieplicht voor het UBO-register van het land van herkomst. Net als de Wwft is de het UBO-register gebaseerd op Europese richtlijnen, dus alle lidstaten van de Europese Unie zijn verplicht vanaf 2020 zo’n register aan te houden.

Wat als de verplichtingen voor het UBO-register niet worden nageleefd?

Niet-naleving van de verplichtingen voor het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden bestraft. Dit geldt voor:

registratieplichtige rechtspersonen of vennootschappen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving;
UBO’s die niet hebben voldaan aan de meewerkplicht; en
Wwft-instellingen (advocaten, notarissen, banken etc.) die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht.

Wat is een PEP?

Een PEP (politically exposed person) is een politiek prominent persoon. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te controleren of de cliënt, een UBO of pseudo-UBO een PEP is. Als dat zo is, dan moeten wij een verscherpt cliëntenonderzoek doen.

Een PEP is in elk geval iemand die één of meer van de onderstaande functies heeft, in het afgelopen jaar had of binnenkort zal hebben. Ook sommige familieleden van zo’n persoon zijn PEP. Het gaat dan om een ouder, de echtgenoot (of gelijkwaardig) of een kind of echtgenoot van een kind (of gelijkwaardig). Hetzelfde geldt voor personen van wie bekend is dat hij of zij een nauwe zakelijke relatie heeft met een persoon met een PEP-functie.

Voorbeelden PEP-functies:

staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan (zoals de Eerste of Tweede Kamer);
lid van het bestuur van een politieke partij;
lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat (zoals de Hoge Raad, de Raad van State en het College van Beroep voor het Bedrijfsleven);
lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van
een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie (zoals Internationaal Gerechtshof, de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie);
een andere met de hierboven vermelde functies vergelijkbare functie.

Middelbare of lagere functionarissen vallen niet onder de hiervoor genoemde functies.

De Nederlandse overheid heeft een lijst gemaakt van functies die in Nederland ‘politiek prominent’ zijn (PEP-functies) (maar PEP-functies kunnen ook buitenlandse functies zijn).

Hoe verloopt de identificatie?

Een onderdeel van het cliëntenonderzoek bij Wwft-dienstverlening is dat wij verplicht zijn om de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele (pseudo-)UBO te identificeren. Wij moeten de opgegeven identiteit vervolgens onderzoeken en vaststellen (‘verifiëren’). Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de advocaat of notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Natuurlijk persoon

De identiteit van een natuurlijk persoon wordt vastgesteld aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, zoals een nationaal paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs. In overleg met de advocaat of notaris kan worden gekeken of er ook een ander legitimatiebewijs kan worden gebruikt. Wel geldt dat wanneer de natuurlijk persoon naast de Nederlandse nationaliteit ook een andere nationaliteit heeft, diegene verplicht is zich in Nederland altijd met een Nederlands identiteitsbewijs te identificeren.

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van:

een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in
een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld:

een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
of een vennootschapsakte.

Wanneer mogen de resultaten van het cliëntenonderzoek van een andere dienstverlener worden overgenomen?

Natuurlijk persoon

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van:

een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in
een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld:

een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
of een vennootschapsakte.

Wat als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond?

De Wwft verbiedt ons om inhoudelijke werkzaamheden in een Wwft-zaak te verrichten voordat het cliëntenonderzoek grotendeels is afgerond. Het onderzoek naar de herkomst van de middelen (financiering), onderdeel van het cliëntenonderzoek, mag namelijk in de meeste gevallen tijdens onze dienstverlening worden afgerond. Wij zijn vervolgens wettelijk verplicht om onze dienstverlening te beëindigen als:

het onderzoek naar de herkomst van de middelen niet kan worden afgerond; of
als door nieuwe informatie de overige onderdelen van het cliëntenonderzoek toch niet kunnen worden afgerond.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de cliënt niet reageert op een aanvullende vraag of een verzoek tot aanvullende informatie. Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er zijn aanwijzingen voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij verplicht om daarvan melding te doen bij de Financial Intelligence Unit – Nederland.

Wat houdt de meldplicht in?

Wij zijn wettelijk verplicht om bij Wwft-diensten ‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij de Financial Intelligence Unit – Nederland. Kort gezegd is een transactie of voorgenomen transactie ‘ongebruikelijk’ als die te maken kan hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme. Als wij een melding doen, mogen wij de cliënt daar niet over inlichten (ook niet bij een verzoek op grond van privacywetgeving). Dit ‘tipping off-verbod’ staat in de Wwft. De meldplicht gaat in op het moment dat wij daadwerkelijk inhoudelijke werkzaamheden voor de cliënt verrichten.

Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij ook verplicht om dit te melden.

Hoe verhoudt de meldplicht zich tot de geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen?

Advocaten en notarissen hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Voor advocaten staat die geheimhoudingsplicht in de Advocatenwet, en voor notarissen in de Wet op het notarisambt. In de Wwft staat dat advocaten en notarissen niet aan hun geheimhoudingsplicht zijn gehouden als zij een melding van een ongebruikelijke transactie doen op grond van de Wwft, en in dat kader verplicht (aanvullende) informatie verstrekken aan de Financial Intelligence Unit – Nederland en het BFT (Bureau Financieel Toezicht). Onze geheimhoudingsplicht wordt dus doorbroken door de Wwft-meldplicht.

De meldplicht geldt niet tijdens het oriënterende gesprek. Cliënten kunnen te allen tijde vrij met een advocaat of notaris spreken om de rechtspositie te bepalen, zolang er dan nog geen inhoudelijke werkzaamheden (advies) worden verricht.

Wat houdt ‘monitoring’ in?

Nadat wij een Wwft-opdracht in behandeling hebben genomen, zijn wij verplicht om de aard en achtergrond van de cliënt te blijven controleren en actueel te houden. Dit wordt ‘monitoring’ genoemd. Bij nieuwe informatie of veranderde omstandigheden moeten wij mogelijk de risico’s opnieuw inschatten, opnieuw een cliëntenonderzoek doen en/of een verscherpt cliëntenonderzoek doen. Veranderde omstandigheden die van belang zijn, zijn bijvoorbeeld veranderingen in het bestuur, de activiteiten, de organisatiestructuur, de transactiepatronen, de vestigingsplaats, de transparantie en het financiële gedrag.

Wat houdt het onderzoek ‘herkomst van middelen’ in?

Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen zijn wij verplicht om onderzoek te doen naar de herkomst van het geld dat daarbij wordt gebruikt. Deze onderzoeksplicht geldt niet alleen bij betaling via onze derdengeldenrekening, maar ook bij betaling tussen de partijen onderling.

Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere middelen dan geld wordt gefinancierd (verrekening, schuldig erkennen, aandelen of andere activa). Het uitgangspunt is wat de cliënt verklaart. Deze verklaring moeten wij kunnen onderzoeken. Daarom moet de herkomst van de middelen ook worden onderbouwd en aangetoond met onafhankelijke informatie of documenten zoals bankafschriften of jaarrekeningen. Welke informatie precies nodig is hangt onder andere af van de herkomst van de middelen. De intensiteit van het onderzoek hangt af van de mate van het risico van de cliënt of de transactie.

Hoe zit het met de bescherming van persoonsgegevens?

Bij het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van de Wwft verwerken wij persoonsgegevens. In onze privacyverklaring staat hoe met die persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft geldt onder meer het volgende.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft worden alleen verwerkt met het oog op de Wwft. Die persoonsgegevens moeten wij bewaren tot vijf jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie met de cliënt of na het uitvoeren van de transactie voor de cliënt. Als wij op grond van de Wwft een melding hebben gedaan, dan is de bewaartermijn van de persoonsgegevens die zien op die melding vijf jaar na het doen van de melding.

Deze tekst is voor het laatst bijgewerkt op 22 juni 2023.
Disclaimer: de inhoud van deze webpagina is vooral informerend bedoeld. Om de informatie begrijpelijk te houden streven wij bewust niet naar volledigheid. Aan de inhoud van deze webpagina kunnen geen rechten worden ontleend.